使用前の準備と注意
■関係機関への届出
使用承認を受け、関係機関への届出が必要な場合は、あらかじめ手続きを行ってください。
●火気及び危険物の使用について
「奈良市消防局予防課（0742-35-1192）」
●催事の警備防犯上、必要な時について
「奈良警察署（0742-33-0110）」
●音楽著作権について
「日本音楽著作権協会京都支部（075-251-0134）」
●臨時回線の使用について
使用者からNTTへ臨時回線の申込みをしてください。
申込み後、会館担当者までご連絡ください。
●食品等の販売の届出について
「奈良市保健所（0742-93-8395）」
●館内での飲食について
「全館禁止」です。但し一定の条件をもとに許可を出す場合があります。詳細は会館までお問合せください。
■会館担当者との打合せ
●ホール等を使用される場合は、催事の円滑な運営を図るため、舞台・照明・音響・受付（エントランス）の附属設備及び会場整理等の必要事項について、使用日の1ヶ月前までに打合せを行ってください。
●打合せ日時については、会館担当者と調整してください。
●打合せのときに、入場券の写し、設営図、プログラム、進行表等を持参してください。
●打合せがない場合、準備等ができないことがありますのでご注意ください。
●打合せの内容は以下の通りです。
［舞台関係］
当日使用する舞台・照明・音響の要員及び附属設備、看板、生花、電源使用等、その他必要な事項。
［受付（エントランス）関係］
当日使用される受付台(机)、来賓・招待者の受付、当日券販売、座席券の引換え、プログラムの販売、生花、電源使用、展示関係等、その他必要な事項。
なお、公演関連物品販売がある場合は、「公演関連物品及び時の広場での販売申込書」を事前に提出してください。
［会場整理関係］
当日の会場誘導、補助席の有無やその配置等、車椅子スペースの確保等、その他必要な事項。
［搬入用車両関係］
関係車両駐車場申請書を提出してください。
なお、使用施設によって駐車台数に限りがありますのでご了承ください。
■必要な人員の確保
●使用者は、必ず会場責任者、会場整理担当者、受付及び楽屋管理者を定めて、責任をもって対処してください。
●搬入・設営・入場者整理・案内・受付・接待・撤去・搬出・交通整理等の必要な人員は、使用者において手配してください。
●舞台・照明・音響に必要な人員は、事前に綿密な打合せを行ってください。
■使用者側で準備するもの
催事に必要な案内表示、看板、事務用品、お茶の葉等は、使用者側でご用意ください。
■広告
ポスター、チラシを製作される場合や、敷地内に看板を設置する場合は、事前にご相談ください。
また、事前に持参していただければ、施設内の指定の場所に掲示、配置させていただきます。
■安全管理
●火災、盗難、妨害、その他の事故発生防止のため、避難誘導など所要の係員を会場に配置し、安全管理に万全を期してください。
●会館から指示または要請があった場合は、事故発生防止の措置をしてください。
●非常に備えて非常口の確認をしておくとともに、出入口など避難の妨げになる場所に荷物を置かないでください。
■使用の制限など
以下のいずれかに該当するときは、施設使用申請の申込みを承認せず、また承認を取消し、もしくは使用の停止をする場合があります。
●公の秩序を乱し、または善良な風俗を害するおそれがあると認められるとき。
●施設及び附属設備をき損しまたは滅失するおそれがあるとき。
●施設使用の権利を他に譲渡しまたは転貸したとき。
●会館の管理上、支障があると認められるときまたは会館運営上、不適当と認められるとき。
●偽り、その他の不正の手段により施設使用の承認を受けた事実が明らかになったとき。